BI Tools, BI Reporting & BI Reporting Tools – Worauf kommt es an?

BI Tools, BI Reporting & BI Reporting Tools – Worauf kommt es an?

Anbieter von BI-Systemen versuchen, insbesondere durch eine ansprechende „Cockpit“- Benutzeroberfläche und einem breiten Spektrum an BI-Werkzeugen, Unternehmen für ein übergreifendes Reporting zu gewinnen. Durch entsprechende Funktionalitäten sollen die Entscheider in den Unternehmen schnell und einfach Zugriff auf die entscheidenden Kennzahlen nehmen, Potenziale ermitteln und laufende Geschäftsprozesse proaktiv steuern können. Die Anbieter übertrumpfen sich dabei mit zahlreichen BI Anwendungen, Reporting-Funktionen und Steuerungsinstrumenten.

Da fällt es Unternehmen und Projektverantwortlichen, die sich mit der Softwareauswahl im BI-Umfeld beschäftigen, oft schwer, den Überblick zu behalten. Jährlich befragt SoftSelect die Hersteller nach den 30 gängigsten Funktionalitäten im Reporting-Bereich und veröffentlicht die Ergebnisse in Studien. Von Ampelfunktionsreportings und Heat Maps über Punktwolkendiagrammen bis hin zu Zeilensummen. Die BI-Hersteller bieten darüber hinaus eine Vielzahl weiterer Tools an und lassen bei der Benennung der Werkzeuge ihrer Kreativität freien Lauf.

Doch welche der zahlreichen BI-Funktionalitäten benötigt mein Unternehmen wirklich? Was zeichnet eine leistungsfähige BI-Lösung aus? Viele der angebotenen BI-Tools sind ohne Zweifel äußerst hilfreich und erleichtern die Orientierung in der zum Teil ungeheuren Datenansammlung immens. Oftmals gelingt es erst durch vereinfachende, leicht überschaubare Grafiken, die zentralen Kennzahlen eines Unternehmens verständlich aufzubereiten und etwaige Probleme, Verlustbringer, Wachstumspotenziale o. Ä. einzugrenzen.

Viele der angebotenen BI Tools überschneiden sich hinsichtlich Ihrer Funktionen, so dass persönliche Vorlieben und Gewohnheiten bei der Auswahl des Reporting Tools eine Rolle spielen. Dem Einen sagt ein Kuchendiagramm zu, der Andere vertraut lieber auf eine Quadrantenanalyse. Allen BI-Reporting-Tools gemeinsam ist jedoch die Gefahr der Vereinfachung. Wer glaubt, durch optisch gefällige Dashboards oder einer grünen Ampel Entscheidungen treffen zu können, der irrt womöglich. Eine Kontrolle durch das Herein-Zoomen in die Datenbestände ist für eine fundierte Analyse unerläßlich. Denn gerade die Qualität der Daten ist und bleibt der entscheidende Aspekt für den Erfolg einer Business Intelligence Software. Gute Daten haben eine einheitliche Struktur, sind vollständig, konsistent und korrekt und werden stets auf dem neuesten Stand gehalten. Nur wenn diese Qualitätskriterien für die Stamm- und Transaktionsdaten erfüllt werden, kann eine BI-Lösung verlässliche Resultate liefern. Mangelhafte Daten liefern falsche Ergebnisse und können somit fatale Fehlentscheidungen nach sich ziehen.

Durch die von SoftSelect durchgeführten Anwenderbefragungen bestätigt sich, dass viele Unternehmen über mangelnde Datenqualität und schlechte Performance ihrer BI-Systeme klagen. „Es nützt die schönste Benutzeroberfläche nichts, wenn die Datenbasis mangelhaft ist“, so Michael Gottwald, Geschäftsführer der SoftSelect GmbH.

Die Antwort auf die eingangs gestellte Frage, worauf man bei BI-Software achten muss, lautet daher: Es kommt weniger auf die Reporting Tools an, sondern vielmehr auf die Integration, Aufbereitung und Qualität des zugrundeliegenden Datenmaterials. Anstelle sich im Auswahlprozess von bunten Grafiken und tollen Tools locken zu lassen, sollten die für die Softwareauswahl Verantwortlichen ihren Blick tiefer, nämlich auf die vorgelagerten Prozesse richten: Von entscheidender Bedeutung sind die Datenintegration durch das ETL-Verfahren (Extraktion, Transformation und Laden), die Datenaufbereitung zum Beispiel mittels eines OLAP-Würfels und die Beschaffenheit des Data Warehouses bzw. des Datamarts. Erst wenn durch sorgfältige Analysen und Vergleiche die hohe Leistungsfähigkeit und Datenqualität der BI-Lösungen in diesen Bereichen für das Unternehmen sichergestellt ist, sollte man die Reporting-Werkzeuge und weitere BI-Funktionalitäten als weitere Auswahlkriterien hinzuziehen.

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