Change Management in der IT

Change Management in der IT

Veränderungsvermögen und die Fähigkeit, sich den schnell verändernden Herausforderungen des Marktes anzupassen, gehören zu den wichtigsten Erfolgskriterien eines Unternehmens. Ganz besonders gilt das für die sich rasant entwickelnde IT-Infrastruktur in den Unternehmen.

Change Management wird nicht selten als zeitlich befristetes Modell, als Modeerscheinung oder als singuläres Projekt angesehen. Diese Sichtweise ist jedoch problematisch, denn es gilt als unstrittig, dass sich Unternehmen permanent anpassen und verändern müssen, um langfristig erfolgreich am Markt zu bestehen. Unter Change Management muss vielmehr ein kontinuierlicher Prozess verstanden werden. Ziel ist die professionelle und kontinuierliche Weiterentwicklung der bestehenden IT-Strategie.

Als Bestandteil der IT Infrastructure Library (ITIL) wird Change Management definiert als ein Prozess, der sicherstellt, dass alle Änderungen an der IT-Infrastruktur kontrolliert, effizient und unter Minimierung von Risiken für den laufenden Betrieb der betroffenen Geschäftsfelder durchgeführt werden.

Gerade Software und IT gelten als fehleranfällig und bieten häufig Anlass für Beschwerden. Dies ist oft auf unzureichend koordinierte oder schlecht kommunizierte Veränderungen an der IT-Servicelandschaft zurückzuführen. Dies fängt bereits bei der Auswahl einer geeigneten Business Software an, da sich in der Regel für 10 Jahre oder länger auf ein ERP-System festgelegt wird. Schwierigkeiten und Verzögerungen sind vorprogrammiert, wenn die neue Software nicht zu der vorhandenen Infrastruktur passt und bestehende Prozesse nicht abgebildet werden können. Aufgrund der Abhängigkeit der Unternehmen und ihrer Geschäftsprozesse von der IT können hier schnell hohe Kosten entstehen. Change Management in der IT sollte daher darauf ausgerichtet sein, Umstrukturierungen langfristig und sorgfältig zu planen. Veränderungen in der IT-Landschaft eines Unternehmens sollten stets in enger Abstimmung mit der Geschäftsleitung und den betroffenen Fachabteilungen erfolgen. Sinnvoll ist in den allermeisten Fällen die Hinzuziehung externer Berater, die wertvolle Unterstützung bei Softwareauswahl und IT-Strategie leisten können. Durch erfahrene Berater können Risiken minimiert und Kosten gesenkt werden.

Ein nicht zu unterschätzender Faktor beim Change Management ist der Nutzer. Als „Gewohnheitstier“ steht er Veränderungen oft skeptisch gegenüber, da diese mit Unsicherheit verbunden und als Gefahr wahrgenommen werden. Im modernen Projektmanagement wird diese Einstellung des Menschen berücksichtigt, indem man die Betroffenen frühzeitig über die geplanten Änderungen umfassend und angemessen informiert. Auf diese Weise erzeugt man die notwendige Sicherheit und Bereitschaft zur Veränderung. Gelingt dies nicht, kann Widerstand aus der Belegschaft ein Projekt verzögern, die Kosten erhöhen oder ein Scheitern verursachen.

Es ist daher die Aufgabe des Change Managements, sicherzustellen, dass standardisierte Methoden, Experten-Know-how und Verfahren zur Durchführung von Veränderungen existieren und diese auch effizient und konsequent genutzt werden. Unterstützt werden Veränderungsprozesse durch die Etablierung von Change Agents in leitenden Positionen, die in relevanten Bereichen, wie Konfliktmanagement, Projektmanagement, Coaching oder Kommunikationstechniken entsprechend geschult sind.

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