Das richtige Software-Instrumentarium für das Management des Aufschwungs

Das richtige Software-Instrumentarium für das Management des Aufschwungs

 

Die positive Belebung des IT-Marktes ist auch beim Einsatz von Human-Resources-Software (HR-Software) spürbar. Eine Vielzahl von bereichsspezifischen Lösungen für Zeitwirtschaft, E-Learning, Personalverwaltung, Personal-Management, Personal-Controlling und Personaleinsatzplanung sowie vollständig integrierten Lösungen sind am Markt vertreten. Für Anwender gilt es dabei, bei Bedarf die geeigneten Module und Systeme zu sondieren und für die eigenen Unternehmensziele nutzbar zu machen. Personal- und IT-Entscheider sehen sich allerdings einer immer komplexer werdenden Lösungsvielfalt gegenüber, die eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten zulässt und aufgrund enger Budgets ein ziel- und erfolgsorientiertes Handeln vorgibt. Daher ist es angebracht, die reine Datenpflege verursachungsgerecht zu delegieren und Verwaltungsaufgaben kontinuierlich zu standardisieren und nach Möglichkeit zu digitalisieren. Die SoftSelect Studie Human Resources Software 2007/2008 zeigt aktuelle Trends auf dem Software-Markt auf und liefert hilfreiche Praxistipps für die Auswahlentscheidung.

Bei vielen deutschen mittelständischen Betrieben prägt noch immer ein traditionelles Verständnis der Personalabteilung deren Aufgaben und Abwicklung. Personal wird demnach noch verstärkt als Kostenfaktor und weniger als Humankapital wahrgenommen. Die Personalabteilung konzentriert sich als Folge dessen lediglich auf eine reine Abwicklung der quantitativen Kostenfaktoren als Konsequenz des Mitarbeitereinsatzes. Systeme, die dort ihren Einsatz finden, decken konsequenterweise vordergründig administrative Einsatzfelder (Gehaltsabrechnung, Zeitwirtschaft, etc.) ab und sind nur wenig auf ein proaktives Personal-Management ausgerichtet. Oftmals fehlen grundlegende Instrumente zur Unterstützung wichtiger Aufgaben in den Bereichen Personalplanung, -beschaffung, -entwicklung, Personalkosten-Management und insbesondere im Personal-Controlling. Um Auswertungen oder Standortanalysen durchzuführen, müssen die gewünschten Informationen in der Praxis noch häufig zeitaufwendig und mühsam aus verschiedenen Unterlagen sowie Ablagesystemen zusammengetragen und aufbereitet werden. Auch  Personalkosten werden in vielen Unternehmen nicht vorausschauend geplant, sondern lediglich (vergangenheitsbezogen) erfasst. Möglichkeiten für Plan-/Ist- Vergleiche oder zur Budgetierung und Simulation fehlen oft gänzlich. Häufig fehlt es auch an einem Personalkennzahlensystem, das unter Berücksichtigung harter und weicher Faktoren als Grundlage für die Entscheidungsfindung und zukunftsbezogene Steuerung eingesetzt werden könnte, um z. B. Maßnahmen im Rahmen der Personalbeschaffung beim saisonalen Einsatz von Mitarbeitern bzw. bei vielen kurzfristigen Arbeitsverhältnissen besser vorzubereiten.

Der Einsatz eines modernen Human-Resources-Systems sollte spürbare Kosteneinsparungen in den Personalabteilungen bei zeitgleicher Optimierung und Maximierung der Leistungskurve verwirklichen. Die Erkenntnis, dass sich z. B. Personalkostensimulationen oder Aktivitäten im Rahmen der Personalbeschaffung mit Insel-Lösungen (häufig auf Basis von Microsoft Excel) nicht effizient und letztlich nur suboptimal bewältigen lassen, scheint sich allerdings langsam durchzusetzen. Durch Optimierung und Automatisierung quantitativer Routineaufgaben der Personalverantwortlichen entstehen wichtige Freiräume, die für eine qualifizierte Personalarbeit genutzt werden können.

Viele Software-Hersteller sind insbesondere mit Investitionen in technologische Neuentwicklungen auch heute noch immer sehr vorsichtig. Entsprechende Neuentwicklungen werden nur nach genauer Marktbeobachtung, oft nur reaktiv und dann in Bereichen vorgenommen, die eine relativ breite Zielgruppe vermehrt nachfragt. Stattdessen haben einzelne Hersteller von HR-Produkten das Leistungsspektrum der Systeme erweitert und verbessert. Dabei wurden funktionale Lücken geschlossen, die bis dahin nur von Partnerfirmen abgedeckt wurden. Aus Sicht der Anwender fördert dies Stabilität und Sicherheit.

Anbieter forcieren funktionellen Ausbau von Analyseinstrumenten
Im direkten Vergleich der Lösungsanbieter, die sich sowohl 2006/2007 als auch 2007/2008 an der SoftSelect Untersuchung beteiligt haben, wird deutlich, dass Kennzahlensysteme oder Analyse-Instrumente weiter verstärkt in die HR-Lösungen integriert wurden, um die teils kostenintensiven Folgen externer Schnittstellenanbindungen zu vermeiden. So haben innerhalb des Personal-Managements nahezu alle Softwarelösungen eine Analyse- und Auswertungsfunktion (95,65 %; +8,7 %) integriert. Auch vielseitige Zeiterfassungen wie Personal- (82,61 %) und Projektzeiterfassung (69,57 %) und die Verwaltung von Fehlzeiten oder Feiertagen (jeweils 95,65 % Abdeckungsgrad) sind funktional verstärkt in die Lösungen eingebunden. Im Personal-Controlling ist bei den Systemen eine funktionale Abdeckung durch Plan-/Ist-Vergleiche von 82,61 %, eine Steigerung von 8,7 % im Vergleich zum Vorjahr, gegeben. Die Einbettung dieser Vergleiche in ein Risikomanagement setzt sich allerdings nur langsam durch. Lediglich zu 52,17 % wird diese umfassendere Analysemethode von den Anbietern angeboten.

Funktionserweiterungen vor allem im Personal-Management
Eine Bereitstellung von Informationen oder Dokumenten in Echtzeit ist in der betrieblichen Verwaltungspraxis noch lange nicht Realität. Das Personal-Management dient insbesondere der Entscheidungsfindung bei strategischen Fragestellungen innerhalb der Personalarbeit. Daher werden zur Datenauswertung weitere unterstützende Module wie Zeitwirtschaft und Personal-Controlling zum Teil über Schnittstellen angebunden, sofern die eigene Software dies nicht leistet.

Gerade für Verwaltung, Lagerung oder Suchvorgänge in Personalabteilung oder Finanzbuchhaltung sind im Sinne eines effizienten Ressourceneinsatzes kurze Informationswege erforderlich. Im direkten Vergleich der Lösungen gegenüber dem Vorjahreszeitraum wurde eine signifikante Funktionserweiterung von 8,7 % bei dem Angebot einer digitalen Personalakte festgestellt. Integrierte, leistungsfähige Texterkennungsroutinen können dabei die Verarbeitung der analogen Daten in das Digitalformat erleichtern und unterstützen gleichzeitig ein Qualitätsmanagement mit definierbaren Plausibilitätskontrollen. Anwender sollten jedoch darauf achten, dass zusätzliche Felder und Kriterien für die digitale Personalakte dabei unkompliziert in die, auch bereits hinterlegten, digitalen Dokumente aufgenommen werden können. 63,38 % der untersuchten Softwarelösungen haben bereits die Grundfunktionalität einer digitalen Personalakte in die Software integriert. Durch eine Digitalisierung der personenbezogenen Daten gewinnen auch weitere Funktionsmerkmale wie ein Qualifikations- und Attributmanagement oder auch eine Jobhistorie (jeweils +4,35 %) an Bedeutung.

Mit der Funktionserweiterung im Bereich der Personalkosten-Planungen (bereits 45,1 % der Lösungen erfüllen dieses Merkmal) , Personalkosten-Simulation (31 %) und Personalkosten-Budgetierung (40,8 %), kommen die Anbieter den Anforderungen nach aussagekräftigeren Performancemessungen und Forecast-Berechnungen langsam aber stetig nach. Des Weiteren wird durch die Weiterentwicklungen vermehrt die Einbindung quantitativer Kennzahlen und Kappungsgrenzen ermöglicht (jeweils +1,41 %).

Durch eine Befragung von SoftSelect Anfang 2007 zur aktuellen Nutzung bereits implementierter HR-Software-Systeme in mittelständischen Unternehmen wurde eine hohe Zahl von Teilnehmern identifiziert, die den Funktionsumfang ihrer vorhandenen HR-Lösung nur eingeschränkt ausnutzt. Dies steht häufig im Zusammenhang mit einer heterogenen IT-Struktur, in der vorhandene HR- und Controlling-Systeme zum Teil über mehrere Standorte hinweg kaum oder mit viel Aufwand miteinander verbunden sind. Als Folge stellen sich höhere Prozesskosten, Zeitverluste, Redundanzen und ein spürbarer Effizienzverlust ein. In konkreten Evaluationsprojekten sollten Entscheider neben dem Funktionsumfang daher auch die fokussierte Zielgruppe, etwaige Branchenlösungen, Referenzen und die zugrundeliegende Technologie prüfen. Im Vergleich zu Mainframe- und Client/Server-Architekturen (74,65 %) wurde insbesondere die Entwicklung von web-basierten Architekturen innerhalb der Personalsoftware weiter vorangetrieben (77,46 %). Im Vergleich zu 2006/2007 ist dies eine Steigerung von 4,35%. So spielen benutzerfreundliche, browserbasierende Self Service-Anwendungen (funktionaler Abdeckungsgrad 61,97%) für Führungskräfte und/oder Mitarbeiter sowie Web-Reporting zunehmend eine größere Rolle.

Employee Self Services – Umgang und Vorteile einer kontrollierten Selbstverwaltung
Die Erfahrungen aus der SoftSelect-Beratungspraxis zeigen, dass Employee-Self-Service-Portale heute nicht mehr allein von Großunternehmen genutzt werden, auch immer mehr mittelständische Unternehmen profitieren von den schlankeren Verwaltungsprozessen. Self-Service-Portale beruhen auf einem modernen Service Konzept, welches den Mitarbeitern nach dem Motto „Hilfe zur Selbsthilfe“ mit dem Ziel einer effizienteren Abwicklung der Routineabläufe innerhalb der Personalabteilung zur Verfügung gestellt wird. Ein internes Mitarbeiterportal bietet viele Vorteile. Personalwirtschaftliche Prozesse werden durch eine Employee-Self-Service-Plattform transparenter, die Nutzung der dort hinterlegten Daten gestaltet sich flexibler und auch insgesamt wird der Umgang und die Pflege z. B. der Stammdaten effizienter. Eine Dezentralisierung verschiedener Routineprozesse bzw. ausgewählter Aufgaben ist bei Bedarf ebenfalls möglich, wie beispielsweise etwa die Beantragung von Dienstreisen oder Urlaub. Dem jeweiligen Vorgesetzten, zum Beispiel im Zusammenhang bei der Abwicklung eines Urlaubsantrags, wird direkt die Möglichkeit der Genehmigung oder Ablehnung gestellt. Auf Basis eines flexiblen Berechtigungskonzeptes moderner Workflow-Lösungen kann ein automatischer E-Mail-Versand an die jeweiligen Beteiligten vorgenommen werden. Mit dem definierbaren Angebot kann das klassische Mitarbeiter-Informationsportal zu einer integrierten Service-Plattform erweitert werden. Mit 59,2 % bieten über die Hälfte der in der SoftSelect Untersuchung verglichenen Lösungen integrierte Employee Self Services an.

Praktischer Nutzen der softwaregestützten Bewerberverwaltung
Durch eine konsequent softwaregestützte Bewerberverwaltung wird die Kandidatenauswahl deutlich anwenderfreundlicher. Eine digitale Bewerbermappe zum Beispiel bietet den Vorteil, dass sämtliche entscheidungsbefugten Personen unkompliziert und schnell Zugang zu den jeweiligen Unterlagen erhalten und so eine fundierte Absprache erfolgen kann. Zusätzlich lässt sich eine systemische Erfassung aller eingehenden Mappen realisieren, durch die sich auf bestimmte, vorher definierte Anforderungen stets auf einen Blick ein Querschnitt aus dem Bewerberpool ziehen lässt. Auch kann auf dieser Basis ein weiteres oder genaueres Stellenprofil generiert werden. Diese Vorgehensweise erleichtert den Umgang mit vakanten Positionen erheblich, und bei der Personalabteilung werden zudem Produktivzeiten freigesetzt. Vor diesem Hintergrund ist zu erwarten, dass diese Funktionalität in der betrieblichen Praxis zukünftig verstärkt Anwendung finden wird. Mittlerweile verfügen bereits 47,9 % der untersuchten Lösungen über eine digitale Bewerberverwaltung. Über einen Web- oder Intranetzugriff wird die Nutzung nicht nur innerhalb eines Unternehmens leicht und flexibel möglich, auch eine Zusammenarbeit mit externen Partnern wie etwa Personalagenturen oder Vermittlungsstellen wird dadurch zumindest erheblich vereinfacht.

Potenzialausschöpfung: Personaleinsatzplanung erst bei jeder zweiten Lösung integriert
Im Bereich der Personaleinsatzplanung steht nach wie vor die bedarfs- und einsatzgerechte Verteilung der gegenwärtigen Mitarbeiter auf die zu besetzenden Arbeitsplätze (variable Einsatzmöglichkeiten der Mitarbeiter, manuelle bzw. individuelle Einsatzplanung, Erstellung der Einsatzpläne für Abteilungen u. Ä.) im Fokus. Ziel ist es, durch einen effizienteren Einsatz von Mitarbeitern spürbar Kosten zu senken und zusätzlich die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Die Personaleinsatzplanung ist eines der wichtigsten Instrumente zur Optimierung der Workforce Productivity. Aufgrund von Umstrukturierungen, frei werdenden Kapazitäten und Arbeitnehmerfluktuation kann mit der Personaleinsatzplanung ein großer Wertbeitrag geleistet werden.

Mit dem Angebot an Lösungen und der steigenden Leistungsvielfalt wird eine genauere Analyse und Definition des Bedarfs und der Anforderungen auf Anwenderseite notwendig, um eine größtmögliche Einbindung der Unternehmensziele in der IT zu gewährleisten. Mit der SoftTrend Studie 251 zum Thema Human-Resources-Software wurde von der Hamburger Unternehmensberatung SoftSelect GmbH eine Marktanalyse erstellt, um einen Überblick über den Leistungsumfang und den technologischen Status quo vorhandener Lösungen zu schaffen sowie eine perspektivische Einschätzung des Marktes vorzunehmen. Die SoftTrend Studie 251 ist die Neuauflage einer regelmäßig aktualisierten Marktstudie zum Thema Software-Einsatz im Human Resources Bereich. Dabei wurden deutsche und international ausgerichtete Hersteller von Human Resources Lösungen sowie Anbieter von ERP-Software mit entsprechenden HR-Modulen angesprochen. An der diesjährigen SoftTrend Studie Human Resources Software 2007/2008 haben insgesamt 53 Unternehmen mit 71 Lösungen (2006: 72 Systeme von 67 Anbietern) teilgenommen. Die Studie kann direkt über www.softselect.de oder per E-Mail unter marketing@softselect.de für 80 Euro zzgl. MwSt. und Versand bestellt werden.

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