Digitale Personalakten verringern Verwaltungsaufwand

Durch die digitale Personalakte kann der Aufwand in der Verwaltung stark reduziert und gleichzeitig der Informationsfluss erhöht wer-den. Sobald Dokumente in elektronischer Form vorliegen, können mehrere Bearbeiter gleichzeitig darauf zugreifen, bestenfalls sogar ortsunabhängig. Die Personalakte muss nicht mehr händisch durch die verschiedenen Fachbereiche oder Abteilungen getragen werden. Sie verbleibt im Archiv und steht dennoch allen Berechtigten zur Verfügung. Gerade für Verwaltung, Lagerung oder Suchvorgänge in Personalabteilung oder Finanzbuchhaltung sind im Sinne eines effizienten Ressourceneinsatzes kurze Informationswege erforderlich. Nicht nur die Kosten für eine papiergebundene Archivierung (u. a. Raumkosten, Einrichtung, Personalzeit) können eingespart werden, sondern auch ein strukturierteres Vorgehen bei einem Mitarbeiterwechsel, sei es durch Einstellungen, Versetzungen oder auch Arbeitgeberwechsel (z. B. Fusionen/Umstrukturierungen), ist ohne viel Aufwand zu bewerkstelligen. Auf Basis eines entsprechenden Rechtekonzeptes und Zugriffsmanagements, das einmalig von Betriebsrat, Geschäftsführung, IT- und Rechtsabteilung definiert werden sollte, gewinnt die Verwaltung spürbar an Sicherheit. Ein verlässliches Rechtekonzept sowie Zugriffs- und Qualitätsmanagement stellt hier eine wesentliche Grundlage zur Vertrauensbildung und Akzeptanz der Mitarbeiter dar.

Leistungsfähige Texterkennungsroutinen ermöglichen die Verarbeitung der analogen Daten in das Digitalformat und unterstützen gleichzeitig ein Qualitätsmanagement mit definierbaren Plausibilitätskontrollen. Zusätzliche Felder und Kriterien für die digitale Personalakte sollten dabei unkompliziert in die, auch bereits hinterlegten, digitalen Dokumente aufgenommen werden können.