DMS Trends und Entwicklungen

DMS Trends und Entwicklungen

Als wesentliche Trends im Bereich der Dokumentenmanagementsysteme sind vor allem die Integration von Social-Media-Anwendungen, die verstärkte Nutzung von mobilen Endgeräten und Cloud Computing zu beobachten. Weitere Trends sind die gestiegene Nachfrage nach Worklflow-Komponenten sowie die anspruchsvollen Compliance-Anforderungen durch die Gesetzgebung:

·         Social Media ist in aller Munde. Mit der explosionsartigen Verbreitung der sozialen Netzwerke wie Facebook und Xing werden diese auch für die Unternehmen immer interessanter – insbesondere für die Zusammenarbeit unter den Kollegen. Foren, Wikis und Blogs werden verstärkt in die Collaborationskomponenten der DM-Lösungen integriert, um sich die veränderten Kommunikationsgewohnheiten der User zunutze zu machen. Arbeitsgruppen und Projektteams sollen mittels solcher Social Workplaces untereinander besser vernetzt werden und so beispielsweise über geänderte oder neue Dokumente einfacher und direkter benachrichtigt werden.

·         Die Veränderung der Arbeitsverhältnisse und die zunehmende Mobilität der Arbeitnehmer – Stichwort: mobiles Büro – spiegeln sich auch auf dem DMS-Markt wider: Viele Anbieter haben den Trend erkannt und bieten den Usern die Möglichkeit, auch über mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablet-Computer auf die Software zuzugreifen. Durch die zusätzliche Bereitstellung von Offline-Clients kann auch ohne eine Internetverbindung mit den Programmen gearbeitet werden.

·         Cloud Computing mittels internetgestützter Software-Anwendungen gilt als das IT-Trendthema schlechthin und macht auch vorm DMS-Segment nicht halt. Zwar ist die Akzeptanz im Bereich Dokumentenmanagement gegenüber anderen Softwarebereichen noch vergleichsweise verhalten, dennoch ist absehbar, dass auch hier SaaS-Lösungen zunehmend nachgefragt werden (Vgl. DMS- ECM-Studie). Gerade die Möglichkeit, die Datenablage in die Cloud (z. B. Azure, Dropbox) auszulagern, wird von Unternehmen verstärkt genutzt und wird von einigen DMS-Anbietern bereits standardmäßig angeboten.

·         Workflows werden von Kundenseite verstärkt nachgefragt, um den administrativen Aufwand zu verringern. So werden bspw. in der Posteingangsbearbeitung Rechnungen, Lieferscheine, und Faxe eines Kunden automatisiert in entsprechende Projektakten abgelegt und sind somit stets auf dem neuesten Stand. Rechnungen und Belege können automatisiert an entsprechende Mitarbeiter der Buchhaltung zur Freigabe und weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden. Durch die konsequente Nutzung von Workflows können die Arbeitsprozesse deutlich beschleunigt werden und zugleich Fehlerquellen vermieden werden.

·         Die Compliance-Anforderungen wachsen. Mehr als 180 Gesetze und Bestimmungen sind in Deutschland zu berücksichtigen. Dazu gehören Richtlinien hinsichtlich Datenschutz, Rechnungslegung, Buchführung, Archivierung usw. Das reine Ablegen der Daten zum Beispiel als Backup reicht nicht, um den gesetzlichen Bestimmungen zu genügen. Die Daten müssen ordnungsgemäß vorgehalten, das heißt, vollständig und unveränderbar wiederhergestellt werden können. Manipulationen und versehentliche Löschungen müssen nachweisbar vermieden werden. Viele DMS-Anbieter bieten revisionssichere Archivlösungen an, die diese Anforderungen erfüllen.

Weitere Informationen zu Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management finden Sie in unserem Bereich DMS/ECM-Trends und Entwicklungen am deutschen Markt. Behandelte Themen sind unter anderen die Bereiche Cloud Computing, mobilen Lösungen, Workflow-Komponenten wie auch umfangreiche Compliance-Anforderungen durch die Gesetzgebung und die Fortführung und Entwicklung der ECM-Theorie zum Enterprise Information Management.

Finden Sie hier weiteres Wissen unserer Experten zum Thema DMS Trends und Entwicklungen

| Dokumentenverwaltung | Dokumenten-Management | DMS |