Employee Self Services – Umgang und Vorteile einer kontrollierten Selbstverwaltung

Employee Self Services – Umgang und Vorteile einer kontrollierten Selbstverwaltung

Employee-Self-Service-Portale werden nicht mehr allein von Großunternehmen genutzt, auch immer mehr mittelständische Unternehmen profitieren von den schlankeren Verwaltungsprozessen. Self-Service-Portale beruhen auf einem modernen Service-Konzept, welches vom Unternehmen nach dem Motto „Hilfe zur Selbsthilfe“ den Mitarbeitern mit dem Ziel einer effizienteren Abwicklung der Routineabläufe innerhalb der Personalabteilung zur Verfügung gestellt wird. Ein internes Mitarbeiterportal oder ein Firmenwiki bietet viele Vorteile: Personalwirtschaftliche Prozesse werden durch ein Employee Self Service transparenter, die Nutzung der dort hinterlegten Daten gestaltet sich flexibler und auch insgesamt wird der Umgang und die Pflege z. B. der Stammdaten effizienter.

Mitarbeiter bekommen durch ein Employee Self Service selbstständig Zugriff auf die für Sie relevanten Informationen, beispielsweise ihre Personalstammdaten, interne Stellenausschreibungen oder Schulungs- und Veranstaltungstermine. Dadurch wird eine ganzheitliche Denkweise des Mitarbeiters gefördert. Anbindungen an die Zeitwirtschaft können einen zusätzlichen Nutzwert bilden. Dort können Anwesenheitslisten zur Verfügung gestellt werden, womit bei Bedarf die Mitarbeiter mit Kontaktdaten, Qualifikationen und dem aktuellen Aufenthaltsstandort angezeigt werden. Darüber hinaus haben alle Mitarbeiter durch eine Verknüpfung des Employee Self Service mit dem Zeitmanagement jederzeit Zugriff auf ihre aktuellen Zeitsalden, Fehltage, Urlaubsübersichten sowie auf anstehende Schulungstermine. Aufgrund der „Echtzeit-Kompetenztransparenz“ wird die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Lieferanten erheblich vereinfacht.

Eine Dezentralisierung verschiedener Routineprozesse bzw. ausgewählter Aufgaben ist bei Bedarf zudem ebenfalls möglich, wie beispielsweise etwa die Beantragung von Dienstreisen oder Urlaub. Dem jeweiligen Vorgesetzten wird bei der Abwicklung eines Urlaubsantrags direkt die Möglichkeit der Genehmigung oder Ablehnung gestellt. Auf Basis eines flexiblen Berechtigungskonzeptes moderner Workflow-Lösungen kann ein automatischer E-Mail-Versand an die jeweiligen Beteiligten vorgenommen werden. Mit dem definierbaren Angebot kann das klassische Mitarbeiter-Informationsportal zu einer integrierten Service-Plattform erweitert werden.

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